Schichtdienst, Arbeitszeiten früh morgens, abends und nachts, vielfach am Wochenende. Dazu Saisonarbeitsverträge und Mindestlöhne. Die Arbeitsbedingungen in der Gastronomie werden oft kritisiert, halten den Nachwuchs zurück, in dieser Branche zu arbeiten. Der intensive Einsatz von Software soll dem abhelfen: Künstliche Intelligenz. Eine drastische Umstrukturierung der Arbeitszeiten und der Organisation der Produktion – die Digitalisierung macht es möglich…

So sieht die Revolution in der klassischen Gastronomie aus: Wo sonst in Teildiensten gearbeitet wurde, sind die Arbeitszeiten nun in Früh-, Durch- und Spätdienst eingeteilt. Die Frühschicht für die Köche im Parkhotel Stuttgart startet um 6.30 Uhr, Feierabend wird um 15.30 Uhr gemacht. „Wir wollen wieder mehr junge Leute für unsere Branche begeistern und unsere Mitarbeiter zufriedener und glücklicher machen“, sagt Direktor Elouan Pêcheur.

Ausgangspunkt der Digitalisierung in der Hotelküche waren die typischen Prozesse und Abläufe im Alltag. Wie lässt sich die Arbeit effizienter gestalten? Wer hat welche Rolle in der Hotelküche?

Welcher Mitarbeiter wird wo eingesetzt? Was passiert in der Küche wie und wann? Bisher arbeitete das Parkhotel Stuttgart – so wie es nach wie vor die meisten Gastronomiebetriebe tun – mit umständlichen Excel Sheets. Die finale Lösung konnte das nicht sein, die ausgedruckten Papierberge waren weder durchweg aktuell noch konnte jeder Mitarbeiter mit dem Programm umgehen.

Effizientere Prozesse trotz Personalmangel

Hinzu kam ein weiteres Thema: der Personalmangel. In der Gastronomie fehlt heutzutage ein wichtiger Teil der Küchenbrigade. Die Unternehmen finden auf der einen Seite Mitarbeiter ohne Kochausbildung, öfters mit Migrationsintergrund und auf der anderen Seite Küchenchefs als hochqualifizierte Manager. Doch in einer klassischen Küchenorganisation sind die Postenchefs die Säulen der Küche, sie führen die Mitarbeiter. Genau an diesen Mitarbeitern fehlt es allerorts.

Gemeinsam mit dem IT-Spezialisten Simon Schweizer von Inventive Software wurden die Probleme und das Optimierungspotenzial identifiziert. Anfangs wurde die komplette Produktion analysiert, ein Querschnitt erarbeitet. Die Zusammensetzungen von Rezepturen wurden erfasst und Aufgaben zusammengefasst. Pêcheur: „Wir bewegen uns weg von dem klassischen Partie-Gedanken. Saucier, Gardemanger, Entremetier oder Patissier. Früher war jeder Koch für einen Teil zuständig. Dieses Prinzip haben wir nun massiv vereinfacht.“

„Prinzip massiv vereinfacht“

In der Küche des Parkhotels sieht es nun so aus: Alle Speisen sind in einer Web Applikation involviert. Jede Rezeptur besteht aus Arbeitsschritten, die effizient zusammengefasst und organisiert sind. Der Küchenchef pflegt pro Saison die Speisekarte für das á la carte Angebot, die Büffets und die Menüs von Veranstaltungen ein. Wöchentlich trägt er die Anzahl der erwarteten Gäste aus den Reservierungen und seine Erfahrungswerte ein. Der Algorithmus macht den Rest.

Die Wochen- und Monatsplanung macht die Software im Hintergrund, genau wie den Personaleinsatz und Warenbestellungen.

Revolution der klassischen Gastronomie

„Wir wollten keine Warenwirtschaftssoftware kopieren, die sind auch viel zu kompliziert in der Handhabung“, erklärt Pêcheur. „Bei unserer App ist zwar auch eine Datenbank hinterlegt, doch durch die neuen Technologien nutzen unsere Mitarbeiter das System intuitiv.“ Jeder Mitarbeiter hat ein Tablet oder bedient die Anwendung über ein Smartphone.

Das Oberflächenkonzept ist pragmatisch, die Aufgaben sind für jeden aufgelistet, in einer Spalte kann man jeden Teil als erledigt abhaken. Wer irgendwo nicht weiter weiß, kann sich durch einzelne Arbeitsschritte klicken. Per Chat-Funktion kann der Küchenchef die Information an das Team senden, dass er zusätzliche Hilfe braucht. Und er kann auf einen Blick prüfen, welche Aufgaben bereits erledigt wurden. Handgriffe in der Küche werden so effizienter.

Ein Beispiel: Vorher kochte jeder Mitarbeiter einzeln Gemüsebrühe, so viel er gerade benötigte. Das war Brühe für den Kartoffelsalat, für das Mittagsbuffet und die abendliche Hochzeitsgesellschaft.

Jetzt gibt die Software an, zu welchem Zeitpunkt 100 Liter Gemüsebrühe gekocht werden müssen, damit alle sich daran bedienen können. „Um die Verknüpfungen der zahlreichen Komponenten kümmert sich die Software, so können sich weniger Fehler einschleichen und die Mitarbeiter sind fokussier auf ihre To Dos“, erläutert der Programmierer Simon Schweizer.

Agiles Arbeiten dank Cloud-System

Die Anwendung wurde in einem Zeitraum von eineinhalb Jahren schrittweise im Rahmen der agilen Arbeitsweise entwickelt und jetzt ausgerollt. Die Bedürfnisse und Rahmenbedingungen wurden immer wieder eingearbeitet – auch die Rückmeldungen der Mitarbeiter. So lassen sich Rezepturen variabel auf eine größere oder kleinere Personenanzahl anpassen, die Software berechnet es fix und sorgfältig. Eine Synchronisation erfolgt in Echtzeit, da das System in der Cloud läuft.

Der Datenbestand eröffnet nun weitere Möglichkeiten, der aktuelle Entwicklungsstand mach Lust auf Visionen: Arbeitsprozesse könnten mit Bildern und Filmen hinterlegt werden. So wären simple

Zubereitungen auch für jene Mitarbeiter ohne spezielle Ausbildung machbar. „Wir sind noch lange nicht am Ende dessen, was technisch alles machbar ist“, sagt Schweizer.

Fazit: Kosten runter, Löhne (etwas) hoch

Mit Hilfe des neuen Systems spart das Parkhotel Stuttgart an Personalkosten. Durch das wirtschaftliche Arbeiten werden die Mitarbeiter besser bezahlt und die Arbeitszeiten optimiert. Gehalt, Arbeitsbelastung und Freizeit kommen zunehmend in Balance. Durch die tägliche Anpassung der zu produzierenden Menge konnte das Parkhotel Stuttgart die Abfälle reduzieren – auch die Umwelt gehört so zu den Gewinnern der Digitalisierung.

„Die Digitalisierung in der Küche entspannt das Arbeiten für alle ungemein“

René Sonntag, Küchenchef

Ich kümmere mich als einer von zwei Küchenchefs vorrangig um die Abläufe im Hintergrund. Die Digitalisierung in der Küche entspannt das Arbeiten für alle ungemein. Die Produktion ist jetzt zentralisiert und digitalisiert, so lassen sich Spannungsspitzen leichter abdecken – zum Beispiel 1000 Gäste an einem Mittag.

Denn die Standardaufgaben laufen jetzt als Routine, sie sind delegiert und automatisiert. So können wir uns mehr Zeit für das nehmen, was wirklich wichtig ist – also beispielsweise für Gerichte, bei denen es darauf ankommt, bei denen es viel Aufmerksamkeit und Fingerspitzengefühl braucht.

Mir gefällt vor allem auch der Überblick über die Gesamtheit unserer Ware, ich kann die optimale Produktionsmenge berechnen und einsetzen, ich weiß, was das Lager her gibt und wo es wann welchen Nachschub in welchem Umfang braucht. Ob frische Eierspätzle, handgemachte Sauce, geschnittenes Gemüse oder selbst gebackener Chip: ich kann mir jetzt frühzeitig überlegen, was wir anbieten wollen und den Prozess richtig angehen. Ich habe die Rezepturen zur Verfügung und entscheide, was am besten passt.

Planmäßig arbeiten, produzieren und auch haltbar machen – das hat mich immer schon interessiert. Die Software unterstützt mich dabei, meine Top-Leute genau zu der Zeit dort in der Küche einzusetzen, wo ich ihre Fähigkeiten brauche. Die Prozesse inklusive Standards und Garzeiten sind hinterlegt, so findet eine optimale Auslastung der Küchenmannschaft statt. Dadurch hat sich auch unser Arbeitszeitmodell verbessert: meine Spitzenkräfte sind da, wenn ich sie brauche.

Artikelbild: NN/ Titania Kommunikation