Produktiver sein und in weniger Zeit mehr auf die Reihe bekommen: Das wünschen sich viele von uns. Es gibt zahlreiche Tipps für mehr Produktivität und verschiedene Tools für die Umsetzung und Selbstoptimierung, um Ziele zu erreichen…
Oft stellen wir aber fest, dass wir an theoretischen Methoden scheitern und in altbewährte Muster der Prokrastination verfallen. Deb Lee, zertifizierte Evernote- und langjährige Produktivitätsexpertin, beschäftigt sich seit vielen Jahren mit Methoden und Tools für mehr Produktivität. Sie rät: Bevor man sich mit Tipps für produktiveres Arbeiten beschäftigt, sollte man herausfinden, was für ein Produktivitätstyp man eigentlich ist. Denn davon hängt maßgeblich ab, welche Methoden oder Tools am Ende zu weniger Ablenkung und dafür zu produktiveren Arbeitstagen führen.
Im Folgenden stellt die Evernote-Expertin vier Produktivitätstypen vor. Sie dienen der Orientierung, welche Methoden, Vorgehensweisen und Tools sich für die individuelle Produktivitätssteigerung eignen.
Priorisierer:in
Priorisierer:innen sind meistens analytisch, realistisch und logische Denker. Sie wollen bei Teamarbeit im Voraus genau wissen, wie viel Zeit sie für Projekte und Aufgaben einplanen müssen, damit sie ihre Arbeitszeit effizienter gestalten können und halten sich gerne an Fakten. Timelines sind ihr Ding und bei jedem To-do haben sie die Uhr im Blick. Darüber hinaus fällt es ihnen leicht, fokussiert Aufgaben zu managen und zu entscheiden, was als erstes gemacht werden muss und was warten kann. In einem Team sind sie oftmals proaktive Problemlöser:innen und arbeiten gerne mit einem klaren Ziel vor Augen.
“Digitale To-do-Listen”
Methoden und Tools: Die Pomodoro-Technik eignet sich für Priorisierer:innen besonders gut. Man arbeitet in kleinen, aber sehr effizienten Intervallen von je 30-40 Minuten. Die Aufgaben werden in Teilschritte unterteilt und nach jedem Intervall wird eine zeitlich begrenzte Pause von ca. 5 Minuten gesetzt. Digitale To-do-Listen eignen sich als Tool, um die Aufgaben nach Prioritäten zu sortieren.
Planer:in
Planer:innen tauchen meist etwas tiefer in Details ein und weichen ungern von Abmachungen ab. Sie sind deshalb zuverlässige Teammitglieder, die Projekte gerne in einem dafür vorgesehenen Zeitrahmen abschließen. To-do-Listen sind der beste Freund der Planer:innen. Ihr Postfach ist oft mithilfe von farbigen Ordnern sortiert und der Kalender zeigt an, was zu welchem Zeitpunkt und Umfang erledigt wird. In Meetings führen Planer:innen gerne Protokoll und bestehen häufig auf die klare Festlegung von Next Steps, sodass alle Mitwirkenden wissen, was sie mit welcher Deadline zu erledigen haben.
Methoden und Tools: Für Planer:innen eignen sich digitale Helfer wie Kalender und Notiz-Apps wie eben Evernote. Kalenderintegrationen, wie beispielsweise bei Evernote, helfen diesem Produktivitätstyp bei der Projektplanung und der Organisation ihrer Teams und Aufgaben. Einige Planer:innen greifen auch gerne einmal zum Zettel und Marker oder organisieren sich über Projektmanagement-Tools, die Fristen und konkrete Briefings enthalten.
Visualisierer:in
Visualisierer:innen jonglieren gerne mehrere Projekte gleichzeitig und werfen immer neue Ideen in den Ring. Sie erledigen Aufgaben spontan und entscheiden meist nach Lust und Kreativität, was sie als nächstes erledigen wollen. In Projekten kann das den ein oder anderen Zeitplan durcheinander werfen – jedoch brauchen sich Teams keine Sorgen machen, dass die Ideenfindung stagniert. Visualisierer:innen erkennen häufig Chancen und Potential neuer Blickwinkel, sind innovativ und dabei problemlösungsorientiert. Im Gegensatz zu den Planer:innen neigen sie eher dazu, Details zu übersehen. Visualisierer:innen sind spontan und wirken gerne in Brainstormings mit.
Methoden und Tools: Für Visualisierer:innen eignen sich Tools, mit denen Mind-Maps erstellt und Gedanken auf verschiedenfarbigen Zetteln zusammengefasst werden können, um Zusammenhänge visuell darzustellen. Für eine bessere Struktur bietet es sich für diesen Typ an, in Zeitblöcken zu planen: Ein Zeitfenster am Tag ist dafür da, administrative oder dringende Aufgaben zu erledigen. Ein weiteres Zeitfenster, um den Gedanken und der Kreativität freien Lauf zu lassen.
Arrangeur:in
Einfühlungsvermögen und die Interaktion im Team treiben Arrangeur:innen an. Sie sind hochemotionale, soziale Wesen und erledigen ihre Aufgaben am liebsten gemeinsam mit Sparring-Partner:innen. Ihnen liegt Kommunikation und sie sind in einer Gruppe oftmals ganz natürliche Moderator:innen. Der persönliche Kontakt ist ihnen wichtig, genauso wie das Problemlösen gemeinsam mit dem Team. Arrangeur:innen verlieren meist dann den Fokus, wenn es im Team Probleme zu lösen gibt. Es fällt ihnen schwer, Teams auf kleine Gruppen zu beschränken, da sie in allen Teammitgliedern eine Stärke sehen.
Methoden und Tools: Arrangeure können am besten produktiv arbeiten, wenn sie im Austausch mit ihrem Team bleiben. Team-Chats und Kanbanübersichten über alle To-Dos sind für sie essentiell. Ein:e Arrangeur:in stellt gerne Zusammenhänge zwischen den einzelnen Aufgaben her und bringt Teammitglieder zusammen, die sich gegenseitig bei der Erledigung einer Aufgabe helfen können.
“Produktivitätstypen”
Neben den vier hier genannten Produktivitätstypen gibt es in jeder Organisation viele weitere, die sich im Berufsalltag etabliert haben. Die Nutzung von Tools und Methoden für bessere Produktivität sind individuell abhängig von der jeweiligen Arbeitsweise. Herauszufinden, welcher Typ man ist, ist ein Schritt in Richtung produktiveres Arbeiten. Anschließend ist es wichtig, verschiedene Tools auszuprobieren und Methoden zu prüfen, um herauszufinden, was am besten bei der Arbeit unterstützt.
Über die Autorin: Deb Lee ist seit über 15 Jahren als Produktivitätsberaterin tätig. Sie hat mit unzähligen Kleinunternehmern zusammengearbeitet, um ihnen dabei zu helfen, ihre Arbeitsabläufe zu verbessern, sich auf die richtigen Dinge zur richtigen Zeit zu konzentrieren und effizienter zu werden. Als Digital Productivity Coach, zertifizierte “Professional Organizer®”, Evernote Certified Expert, Rednerin und Liebhaberin von allem, was mit Technik zu tun hat, ist sie außerdem süchtig nach Apps, die Produktivität in der digitalen Welt vorantreiben.
Artikelbild: HIVAN ARVIZU @soyhivan/ Shutterstock
