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Die Buchhaltung ist für Unternehmen, Selbständige und Freiberufler ein notwendiges Übel. Schließlich ist sie gesetzlich vorgeschrieben. Die Einzelheiten…

Firmen regeln die Buchhaltung überwiegend im Haus und vertrauen dabei auf neue technische Möglichkeiten, um sie möglichst effizient zu gestalten. Zunehmend liegt es allerdings mehr im Trend, die entsprechenden Aufgaben an einen externen Buchhalter zu übertragen. Tatsächlich bietet dieser Ansatz zahlreiche Vorteile – in mehr Bereichen als es auf den ersten Blick scheint. 

Sicherheit: Der unterschätzte Vorteil einer externen Buchhaltung 

Datensicherheit wird zu einem zunehmenden Problem bei der Buchhaltung. Laufen die Prozesse digitalisiert ab, bieten diese einen Angriffspunkt für Hacker. Viele IT-Sicherheitskonzepte in den Unternehmen erfassen eine digitalisierte Buchhaltung noch nicht, weil meistens noch die Migration des Rechnungswesens vom Papier zum Computer läuft.

Bei einer externen Buchhaltung besteht dieses Problem nicht: Der Dienstleister ist für die Sicherheit notwendig und im Zweifel haftbar. Da viele Unternehmen zugleich nach wie vor mangelhaft gegen Schäden aus Cyberattacken versichert sind, ist die Sicherheit der meistunterschätzte Vorteil einer externen Buchhaltung. 

Effizienz: Externe Buchhalter sind günstiger 

Unternehmen, die Kosten senken möchten, fahren mit einer externen Buchhaltung deutlich besser als mit einer internen. Die weltweit agierende Prüfungs- und Beratungsgesellschaft Rödl & Partner, die ihren Hauptsitz in Deutschland hat, konnte errechnen, dass die externe Buchhaltung 20 bis 50 Prozent günstiger als eine interne ist.

Dies hat zwei Gründe: Technische und logistische Kosten entfallen erstens, da dieser der Dienstleister trägt. Zweitens sind die Personalkosten deutlich geringer – dabei geht es nicht nur um Gehälter und Sozialversicherungsbeiträge. Beispielsweise entfallen auch die Kosten für die Abwesenheit der Buchhalter (Urlaub, Krankheit, etc.). Stattdessen wird der externe Buchhalter lediglich für die Arbeit bezahlt, die er auch tatsächlich leistet. 

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Konzentration auf das eigentliche Business 

Eine interne Buchhaltung bindet nicht nur finanzielle, sondern auch weitere unternehmerische Ressourcen. Abteilungen müssen beispielsweise regelmäßig Zahlen vorlegen. Wird sie ausgelagert, kann sich das Unternehmen auf sein eigentliches Kerngeschäft konzentrieren.

Dieser Vorteil gilt übrigens auch auf der anderen Seite: Der externe Buchhalter macht nichts anderes als die Buchhaltung. Er muss keine Deadlines, spezielle Unternehmensvorschriften oder ähnliche Dinge besichtigen. Beide Parteien können sich so auf die Tätigkeit fokussieren, die sie am besten beherrschen. 

Größere Expertise – besonders in schwierigen Fällen hilfreich 

Externe Buchhalter weisen in der Regel eine größere Expertise als interne auf. Dies liegt an den breiteren Erfahrungswerten. Interne Buchhalter sind immer nur mit dem eigenen Unternehmen befasst. Externe Buchhalter betreuen mehrere Klienten und sind deshalb erfahrungstechnisch breiter aufgestellt. Besonders in schwierigen Fällen kann sich dies lohnen. Gibt es beispielsweise besondere Probleme mit der Steuer, ist die Chance groß, dass ein etablierter externer Buchhalter mit solchen Schwierigkeiten bereits zu tun hatte. Er kann deshalb besser helfen. 

Gute Ratgeber für expandierende Unternehmen

Externe Buchhalter sind durch ihren breiten Erfahrungsschatz ebenfalls gute Ratgeber für expandierende Unternehmen. Wer in einen neuen Markt vordringen oder weitere Produkte anbieten möchte, benötigt Unterstützung für die richtige Vorgehensweise. Externe Buchhalter können diese oft bieten, da sie beispielsweise den neuen Markt durch andere Klienten bereits kennen. 

Abschließend: Den richtigen externen Buchhalter finden

All die erläuterten Vorteile gelten natürlich nur, wenn der externe Buchhalter sein Handwerk versteht. Für Unternehmen macht es deshalb wenig Sinn, selbst blind auf einen entsprechenden Dienstleister zuzugehen.

Empfehlenswert ist es, eine Fachagentur zu Rate zu ziehen, die Dienste qualifizierter Buchhalter vermitteln kann. Idealerweise sollte diese ausgezeichnet von bisherigen Kunden auf einem unabhängigen Portal bewertet sein – ein Siegel wie beispielsweise das von Trustpilot ist hierfür ein gutes Signal.

Artikelbild: F8 studio/ Shutterstock

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