Statt im Sommerurlaub zu entspannen, führt mancher genervt Telefonate mit Kollegen, weil Dokumente nicht auffindbar oder Fragen zu klären sind. Das muss nicht sein. Simone Stargardt, Expertin für modernes Personalmanagement, gibt Tipps, damit der Urlaub vor allem der Erholung dient.

Vorm Urlaub haben wir meist noch viel zu erledigen. Wenn überhaupt eine Übergabe stattfindet, dann häufig erst im letzten Moment. So ist das Chaos oft vorprogrammiert und wir werden auch in den Ferien mit Arbeits-Themen konfrontiert. Die Erholung leidet und damit schränken wir auch unsere Produktivität ein. Wer am Meer, in den Bergen, beim Städtetrip oder Backpacking seine freien Tage genießen will, ohne sich mit Jobthemen zu beschäftigen, sollte die folgenden Tipps beachten.

Rechtzeitig auf den Urlaub hinweisen
Bevor Sie sich in die Ferien verabschieden, sollten Sie Ihre Kollegen informieren – am besten zwei Wochen im Voraus. Zusammen mit der Bitte, dass wer ein Anliegen hat, sich rechtzeitig meldet. So sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass Sie einen Teil Ihrer freien Tage mit dienstlicher Kommunikation verbringen. Wer zusätzlich darauf achtet, dass kurz vorm Urlaub keine wichtigen Aufgaben und Termine mehr anstehen, kann vom Arbeits- entspannt in den Ferienmodus übergehen.

„keine wichtigen Aufgaben und Termine mehr“

Zeit für eine Übergabe blocken
Statt am letzten Arbeitstag zwischen Tür und Angel den Kollegen noch schnell zuzurufen, was sie wissen müssen, kümmern Sie sich besser um einen Stellvertreter und vereinbaren einen Termin für eine Übergabe. Diese sollte einige Tage bevor Sie in Urlaub fahren stattfinden, falls danach Fragen aufkommen oder eine Info nachzureichen ist.

Vielleicht möchten Sie der Person, die sie vertritt, auch Zugriff auf Ihre eingehenden E-Mails geben. Der- oder Diejenige kann dann etwa eiliges kennzeichnen und weniger eiliges in einen Ordner verschieben – das kostet pro Tag nur wenige Minuten Zeit. Der erste Arbeitstag nach dem Urlaub beginnt für Sie dann wesentlich entspannter, als mit einem überlaufenden Postfach.

Wichtiges protokollieren
Bei größeren Projekten, die während Ihres Urlaubs weiterlaufen, hilft ein kurzes Statusprotokoll. So kann jeder während Ihrer Abwesenheit nachsehen, was besprochen wurde, wie der aktuelle Stand ist und wie Sie mit den Projektpartnern verblieben sind. Zusätzlich hilft Ihnen das weitergeführte Schriftstück, nach dem Urlaub schneller in die Arbeit zurück zu finden.

Den Abwesenheits-Manager nutzen
Gehen während Ihres Urlaubs E-Mails ein, sollten diese mit einer automatischen Abwesenheits-Notiz beantwortet werden. Wichtig ist neben der Angabe, wann Sie wieder im Büro sind, auch eine Information, ob Nachrichten weitergeleitet werden. Gibt es einen Vertreter, sollte er benannt werden. Wenn notwendig, stellen Sie auch Ihr Telefon entsprechend um.

Erreichbarkeit klären
Vor allem in Positionen mit viel Verantwortung gehört es oft dazu, auch in den Ferien erreichbar zu sein. Wer die Erholung nicht zu kurz kommen lassen will, legt Zeiten fest, zu denen er im Urlaub Anrufe entgegennimmt oder E-Mails beantwortet und kommuniziert diese an die Kollegen. Außerhalb dieser Zeiten brauchen Sie dann weder ihr Smartphone auf neue Nachrichten checken noch E-Mails am Laptop bearbeiten. Dieses Vorgehen ist effizient und lässt Sie besser zu Ruhe kommen, als wenn Sie ständig auf „Stand-by“ bleiben.

Ordnung halten – immer
Das größte Geheimnis, um den Urlaub entspannt genießen zu können, ist eine grundsätzliche Ordnung am Arbeitsplatz. Inklusive einer übersichtlichen Ordnerstruktur auf dem Laufwerk – nicht nur zur Ferienzeit. Wenn Sie Dokumente und Dateien immer sinnvoll und strukturiert ablegen, können Kollegen während Sie weg sind bei Fragen leicht alles finden. Ein Anruf, der Ihre Erholung stört, ist dann in der Regel vollkommen überflüssig.

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