Der Einsatz von Leiharbeit ist ein wesentlicher Bestandteil der strategischen Personalplanung. Kosten werden optimiert, fehlende Kompetenzen der Mitarbeiter ergänzt und schließlich Auftragsspitzen abgedeckt. Dies trägt zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens bei. Ein Gastbeitrag von Robert Simon und Alexander Sadek von AVAX, einem Vendor-Management-System für Zeitarbeit…

Von Leiharbeit beziehungswiese Arbeitnehmerüberlassung oder kurz ANÜ spricht man, wenn ein Arbeitnehmer (Leiharbeiter) von einem Arbeitgeber (Verleiher) an einen Dritten (Entleiher) gegen Entgelt für begrenzte Zeit überlassen wird. Rechtsgrundlage für die Arbeit des Verleihers ist in Deutschland das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG), welches im Jahr 2017 reformiert wurde. Der Leiharbeitnehmer steht in einem Arbeitsverhältnis zum Verleiher.

Diesem gegenüber gelten die arbeitsvertraglichen, tarifvertraglichen und gesetzlichen Arbeitnehmerrechte. Das Leiharbeitsverhältnis unterscheidet sich in keiner Weise von einem anderen Arbeitsverhältnis. Der wesentliche Unterschied: Seine Arbeitsleistung erbringt der Leiharbeitnehmer nicht bei dem Verleiher, sondern beim Entleiher. Das Weisungsrecht wird dem Entleiher übertragen, der die Mitverantwortung für den Arbeitsschutz trägt.

Weisungs- und pflichtwidriges Verhalten darf nur der Verleiher ahnden. Im Gegensatz dazu wird bei einem Werkvertrag die Erstellung eines bestimmten Werkes zu einem zumeist vorher festgelegten Preis vereinbart. Wie und durch welche Mitarbeiter dieser Auftrag erfüllt wird, obliegt allein dem Auftragnehmer. Weisungen gegenüber den erfüllenden Arbeitnehmern darf allein der Arbeitgeber, in diesem Fall der Auftragnehmer, erteilen.

Welche Kosten werden tatsächlich gesenkt, welche lediglich optimiert?

Zeitarbeit in der Abhängigkeit von der Qualifikation und der Region kann unter Umständen sogar teurer sein. Dennoch gibt es eine Reihe an Vorteilen beim Einsatz von Fremdpersonal. Bei einem Auftragsrückgang kann das Fremdpersonal ein Stück weit als Schutzwall für das Stammpersonal gesehen werden. Ein Unternehmen mit externen Kräften kann einfach besser atmen und sich der Auftragssituation besser anpassen. Das stellt einen nicht unerheblichen Stabilitätsfaktor dar, gerade wie jetzt in Zeiten mit Unsicherheiten.

Auch Knowhow und Erfahrungen können in ein Unternehmen über externe Kräfte aufgenommen werden. Eine Expertise im eigenen Unternehmen aufzubauen dauert wesentlich länger und man läuft Gefahr, den Anschluss zu verlieren. Bei hochqualifizierten Leiharbeitern wie beispielsweise bei IT-Fachkräften ist die Wahl dieses Arbeitsmodells in aller Regel nicht aus der Not heraus geboren, sie haben dieses sogar bewusst gewählt.

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Oder beim Einrichten von Maschinen: Mitarbeiter schätzen, dass sie immer wieder neue Aufträge und Herausforderungen haben und ein Unternehmen kann diese in Festanstellung gar nicht auslasten. Dem Wandel in der Arbeitswelt inmitten der vierten industriellen Revolution kann man mit Zeitarbeit viel besser begegnen. Der strategische Aspekt bei der Leiharbeit spielt also eine weitaus wichtigere Rolle, als die reine Kostensenkung. Natürlich gibt es einige Branchen und Unternehmen,  in denen ein überdurchschnittliches Lohnniveau herrscht, in denen auch tatsächlich eine Kostensenkung möglich ist. 

Kosten einsparen durch automatisierte Beschaffung von „Fremdpersonal“

Die Bereitschaft sich mit softwaregestützten Möglichkeiten der Personalbeschaffung zu befassen wächst in Unternehmen. Hier hat die Corona-Krise sicherlich brandbeschleunigend gewirkt. Durch Lösungen wie beispielsweise die von AVAX kann man tatsächlich Kosten reduzieren. Durch den Einsatz von Fremdpersonal kommt es zu einer Verringerung von Personalbeschaffungskosten (keine Stellenanzeigen, weniger Aufwand in der Vorauswahl, weniger Vorstellungsgespräche, weniger Kosten für Personalberatungen). Auch die Verringerung von Personalverwaltungskosten durch Entlastung der Personalverwaltung infolge des geringeren Personalbestandes spielt eine Rolle.

Es stellt sich ebenfalls eine Verringerung von Personalabbaukosten (Gerichts- und Anwaltskosten bei Kündigung, Abfindungen) ein. Es gibt eine geringere Anzahl von Freistellungen. Leiharbeiter dienen als externe Personalreserve und haben Knowhow, welches die Stammbelegschaft nicht hat (Stichwort Fachkräftemangel) das trägt wie bereits erwähnt zur Qualitätssicherung bei. 

Active Sourcing, Direktansprache: „the new Normal“

Personalbeschaffung hat sich in den letzten zehn bis 15 Jahren doch entscheidend verändert. Früher wurden Anzeigen in lokalen Tageszeitungen geschaltet und Unternehmen haben eine gute Anzahl von Bewerbungen erhalten. Heute kann sich unter Umständen keine Resonanz einstellen. Das heißt Active Sourcing, Nutzung der sozialen Medien, Empfehlungsprogramme und vieles mehr spielen heute eine Rolle. Auch das Thema Employer Branding ist nicht unerheblich. Die Personalabteilungen werden immer schlanker und kommen schnell an ihre Grenzen. 

Durch die automatisierte Beschaffung entstehen deshalb schon große Vorteile. Aber was ist ein angemessener Anteil an Leiharbeit und welchen Spielraum schafft er, um auf Marktgegebenheiten und Veränderungen zu reagieren, ohne gleich an Entlassung und ähnliches zu reagieren? Zeitarbeit trägt in erheblichem Maße auch zum Betriebsfrieden bei. Vielleicht hier eine Beispiel: die Autohersteller stehen vor einer erheblichen strukturellen Veränderung. Start war der Dieselskandal, Klimawandel, Veränderung von Mobilitätsverhalten.

Stellenabbau und Beschäftigungsgarantien

Eine Pressemitteilung von Audi Ende 2019 beispielsweise sagt, dass eine Neuausrichtung erforderlich ist und 9.500 Stellen abgebaut werden müssen, dabei werden gleichzeitig 2.000 neue Stellen geschaffen. Darüber hinaus gibt es eine Beschäftigungsgarantie bis 2029 für die Stammbelegschaft. Ohne Zeitarbeit geht so etwas gar nicht. Das Beispiel Audi zeigt aber noch mehr, dass neue Qualifikationen benötigt werden und dass eine gewisse Unsicherheit besteht, wo die Reise hingeht. Und diese Unsicherheit ist bei vielen Unternehmen noch gar nicht richtig erkannt worden. 

Die 2.000 neuen Stellen bei Audi liegen im Bereich Elektromobilität und Digitalisierung und dazu sind qualifizierte Mitarbeiter mit dem entsprechenden Knowhow erforderlich. Diese muss man ins Unternehmen holen und es bedarf einer Strategie. Beispielsweise können geeignete Personaldienstleister bei der Umsetzung helfen. Am Ende lohnt auch der Blick auf den kompletten Prozess der Personalbeschaffung. Prozesskosten werden bei der Zeitarbeit auch gern übersehen. Ein nicht optimaler Prozess ist schnell mehr als doppelt so teuer wie ein durchdachter digitalisierter Prozess! Das fängt beim Bestellprozess an, geht weiter übers Onboarding, Einarbeitung bis hin zur Beendigung. Diese Kosten werden von den Führungskräften nicht gleich immer gesehen. Prozesskostenanalyse ist also wichtig.

Ein Bespiel aus der Praxis:

Anhand einer Überlassung eines Mitarbeiters für das Qualitätsmanagement (mindestens Technikerabschluss, einschlägige Berufserfahrung, Kenntnis und Anwendungserfahrung bestimmter QS-Tools) sollten die Schwachstellen der bisherigen Bemühungen zur Rekrutierung von externem Personal aufgezeigt werden. Bei diesem Automobilzulieferer war es üblich, dass die Abteilungsleiter selbstständig Zeitarbeitsunternehmen beauftragen – meist per Telefon. Kandidatenvorschläge kamen bislang per Mail. Der zuständige Abteilungsleiter musste gemäß der bisherigen internen Bestimmung mindestens drei Personaldienstleister aus einem Pool von rund 15 kontaktieren. Er wollte vier an Ansprechpartner, die er bereits kannte, herantreten.

Dann sollte ich als Unternehmensberater analog einen neutralen Master diese Anfrage zunächst optimieren und dann in einem optimierten Pool an Zeitarbeitsunternehmen platzieren. Die vier ursprünglichen Dienstleister waren dort ebenfalls vertreten. Die involvierten Dienstleister haben sehr zeitnah interessante Kandidaten vorgestellt. Das vom Abteilungsleiter erstellte Ranking der besten potenziellen Mitarbeiter ergab, dass der beste Kandidat der ursprünglichen vier Anbieter lediglich auf dem 3. Platz zu finden war. Das heißt die Stelle wurde im Endeffekt qualitativ besser besetzt und das ist ebenfalls ein großer Vorteil. Was hier manuell erledigt wurde, könnte durch ein ausgereiftes Zeitarbeitskonzept und mit Hilfe eines Vendor Managemt System exzellent automatisiert und gesteuert werden. Mit dieser Besetzung hat der Kunde die Vorteile klar gesehen und wird die AVAX-Lösung einführen.

Mit Hilfe einer digitalen Lösung kann ein strategisches Konzept konsequenter, einfacher und schneller zum Erfolg geführt werden. Eine Digitale Lösung bietet auch die Datenbasis für die strategische Entwicklung der Dienstleister im Rahmen eines Dienstleister-Managements. Das System liefert die Information, die beteiligten Akteure müssen diese nutzen, um die Zusammenarbeit hinsichtlich passgenauer Besetzung zu optimieren. Bei vielen Kunden, die in der Umsetzung sind, ist die digitale Signatur schon im Einsatz. Es geht aber auch darum, dass der komplette administrative Prozess mit der AVAX-Lösung abgedeckt und digitalisiert wird. Gerade in Zeiten von Homeoffice kann der Postweg vermieden werden.

Welche Vorteile bringt die Zeitarbeit generell und wie hilft die Automatisierung?

Flexible Arbeit ist wichtig, da es weniger planbare Szenarien für Unternehmen gibt. Mit Corona, dem Brexit, dem Klimawandel müssen Unternehmen flexibel reagieren. Die Weltwirtschaft ist durcheinander. Veränderungen ziehen häufig auch personelle Veränderungen nach sich. Ein starres Konzept an festen Mitarbeitern beschränken Umnehmen in ihrer Flexibilität. Jede Krise kann auch die Existenz des Unternehmens gefährden.

Auch das Thema Digitalisierung und Automatisierung spielt eine Rolle. Bestimmte Arbeitsplätze verschwinden und andere entstehen neu. Beispiel Supermarkt: das Konzept beispielsweise von Amazon Go, hier gibt es keine Kassenkraft mehr. Alles wird mit elektronischen Hilfsmitteln gescannt und in Rechnung gestellt. Auch in anderen Branchen: so zum Beispiel in der Lohnfertigung werden 40-50 Prozent der Verpackungskräfte abgebaut, weil die technische Entwicklung einfach so stark vorangeht. Die Anforderungen an die Mitarbeiter verändern sich rasant. Passt dort die Qualifikation der Mitarbeiter noch? Ist der Mitarbeiter in der Lage, sich anzupassen? 

Zeitarbeit und externe Arbeit gehören somit zum Werkzeugkasten strategischer Personalarbeit! Die Beispiele zeigen, dass jeder Personaler im Unternehmen sich bei jeder Einstellung von Mitarbeitern die Frage stellen muss, gibt es die Stelle in fünf bis zehn Jahren noch, beziehungsweise hat der Kandidat das Potenzial die kommenden Veränderungen mitzugehen? Oder kann die Stelle in Form von flexibler Arbeit besser besetzt werden? Viele Unternehmen stecken im Tagesgeschäft oder im Pandemiestress und nehmen diese disruptiven Veränderungen noch unzureichend wahr und berücksichtigen diese bei Ihren Entscheidungen. 

Wie schnell ein Onboarding von Leiharbeitern funktionieren kann ist unterschiedlich, im obigen Beispiel (Qualitätsmanagements) wurden dafür genau vier Tage gebraucht. Bei ungelernten Kräften (Helfern) kann dies schon in wenigen Stunden erfolgen. Es gibt aber auch Funktionen zum Bespiel im IT-Bereich oder andere hochspezialisierte Fachkräfte, dort kann es einige Wochen dauern. Das hängt auch von der Marktsituation ab. Stichwort Fachkräftemangel. Es müssen neue Wege gefunden werden potenzielle Mitarbeiter zu finden. 

Mit der Reformierung der Arbeitnehmerüberlassung ergeben sich heute auch eine Reihe von Fallstricken: beginnend mit der Schriftformerfordernis für AÜ-Verträge, geht weiter über Fristen-Management, aber auch die DSGVO und Corona-Bestimmungen prägen die Arten der Eckpunkte, die heutzutage eine Rolle spielen. Gerade das Thema Unterschriftberechtigung im Homeoffice, wer unterschreibt jetzt Überlassungsverträge? Der Einsatz eines Zeitarbeiters ohne unterschriebenen Vertrag wird hart sanktioniert! Gerade hier hilft eine elektronische Signatur immens.

Auch andere gesetzliche Regeln rund um Arbeitnehmerüberlassung sind kritisch, zum Beispiel die Einhaltung von Fristen. Häufig werden parallel noch Zeitarbeiterlisten in Excel gepflegt, aber fehlerhafte Eintragungen, unvollständige Listen, sorgen für Unsicherheiten. Digitale Lösungen, die automatisiert geführt werden, können hier doch erhebliche Erleichterungen und vor allem Rechtssicherheit bringen.

Zeitarbeit gilt als prekäres Arbeitsverhältnis, aber auch hier haben sich die Zeiten gewandelt – die Vorurteile halten sich aber hartnäckig. Trotzdem ist Zeitarbeit ein wichtiges Instrument in unserer Arbeitswelt, so zum Beispiel bei der Integration der Migranten oder in der Pflege und Medizin. Und es gibt keine Branche die eine höhere Tarifbindung hat als die Zeitarbeit. Es ist wichtig sich einer sachlichen Diskussionen hinzugeben und sich mit der Thematik auseinander zu setzen. Aber wie hoch sollte der Anteil an Zeitarbeit sein? Häufig wird hier eine Zahl zwischen 10 und 15 Prozent genannt.

Diese pauschale Annahme lässt aber Aspekte, die diese Zahl beeinflussen, außen vor. Unternehmen, die saisonal stärkeren Schwankungen ausgesetzt oder in einem unsicheren Umfeld unterwegs sind, benötigen sicher mehr Flexibilität. Auch anstehende Veränderungen können via Zeitarbeit besser gestaltet werden. Von der jeweiligen Situation hängt auch ab, ob Gefahren durch einen zu hohen Anteil an Zeitarbeiter ausgehen. Als Stichwort sei hier Überfremdung, Loyalität, Gefahren durch eine höhere Fluktuation in der Arbeitnehmerüberlassung, etc. genannt.“

Letztlich stellt sich die Frage: gibt es Alternativen zur Leiharbeit?

Ja gibt’s! Beispielsweise befristete Verträge, Beschäftigung von älteren Arbeitnehmern auch dies bringt Flexibilität. Weiterhin Outsourcing oder die Verringerung der Fertigungstiefe und Automatisierung sind mögliche Alternativen. Letztlich eine Thematik, die viel Potenzial hat ist Crowdsourcing oder Plattformökonomien. Es gilt den jeweils besten Weg zu finden. Trotz Corona herrscht in sehr vielen Regionen in Deutschland ein Arbeits- und Fachkräftemangel, was es für die Unternehmen sehr schwer macht, die benötigten Kräfte zu finden und diese dann auch an sich zu binden. Dieser Umstand wird sich auf Jahre nicht ändern!

Artikelbild: Gennady Danilkin/ Shutterstock