Webmeetings werden unseren Alltag noch länger begleiten. Technische Probleme oder Kommunikationsschwierigkeiten sollten uns dabei nicht mehr länger belasten. Denn mit den nachfolgenden Tipps gelingt der virtuelle Austausch …
1. Nutzerfreundliches Tool
Für Online-Meetings sollte ein Tool gewählt werden, dass auch für wenig technikaffine Teilnehmer einfach zu bedienen ist. Von Skype über Zoom oder Cisco WebEx gibt es verschiedene Anbieter nutzerfreundlicher Lösungen. Wenn im Unternehmen Office 365 genutzt wird, bietet sich auch Microsoft Teams an.
2. Stabiles Internet an einem ruhigen Ort
Webmeeting-Teilnehmer sitzen aktuell meistens im Homeoffice. Für eine reibungslose WLAN-Verbindung ist eine hohe Signalstärke und ausreichend Datenvolumen wichtig. Am besten geeignet für ein Online-Meeting ist ein ruhiger Ort mit wenig Störgeräuschen und gutem Empfang – hier kann ein WLAN-Verstärker helfen. Das Umhergehen in der Wohnung mit dem Tablet eher vermeiden, denn wenn sich das Gerät immer neu einloggen muss, ist die Verbindung immer wieder kurz unterbrochen. Um die Bandbreite nicht unnötig zu beanspruchen, sollten vor dem Start ins virtuelle Meeting sämtliche Cloud-Synchronisationen angehalten und laufende Programme beendet werden.
“Headset auf, virtueller Hintergrund an”
Bei Problemen mit dem Ton besser ein Headset benutzen, zum Beispiel die Kopfhörer des Mobiltelefons. Wer keine Kamera am Laptop hat, kann sich zusätzlich mit dem Smartphone einloggen, denn es sollte selbstverständlich sein, dass auch online jeder jeden sehen kann. Wer keinen Einblick in seine Privatwohnung geben möchte, kann bei den meisten Anbietern einen virtuellen Hintergrund wählen. Bei schlechten Lichtverhältnissen hilft eine Tischlampe oder sich mit Blick auf ein Fenster zu setzen.
3. Pünktlich sein
Ob online oder offline: Pünktlichkeit ist bei jedem Termin wichtig. Bei Webmeetings bietet es sich an, mindestens fünf, besser zehn Minuten vor Beginn im virtuellen Konferenzraum zu sein. Zum einen lassen sich so eventuell auftretende, technische Schwierigkeiten noch rechtzeitig beheben. Zum anderen bleibt den Teilnehmern kurz Zeit sich zu unterhalten, bevor das Meeting offiziell startet.
4. Vorbereitet sein
Benötigte Unterlagen liegen am Platz, Präsentationen, die in der Webkonferenz gezeigt werden sollen, sind am besten schon im Hintergrund geöffnet. Eine Agenda mit Stichpunkten, einer definierten Zeitspannte und wenn möglich einem gewünschten Ergebnis ehrhält die Effizienz eines Online-Meetings und gibt dem virtuellen Treffen Struktur.
5. Auf störungsfreie Kommunikation achten
Ab vier Teilnehmern sollte ein Moderator dafür sorgen, dass alle nacheinander reden. Denn nichts stört eine Videokonferenz mehr, als wenn mehrere gleichzeitig sprechen. Je nach genutztem Programm ist es möglich, als Administrator andere Teilnehmer stummzuschalten. Das Stummschalten empfiehlt sich allerdings nur bei größeren Runden und sollte vorher kurz angesagt werden. Bei Hintergrundgeräuschen oder Husten am besten das Mikrofon für die Dauer der Störung kurz stummschalten. Das gleiche gilt, wenn parallel zum Meeting auf dem Laptop getippt wird.
6. Teilnehmer aktivieren
Wenn keiner im Webmeeting spricht, kann das ebenfalls unangenehm sein. Der Moderator könnte dann eine Reihenfolge festlegen und die Anwesenden immer, wenn Input notwendig ist, in dieser Reihenfolge aufrufen. Wer zu einem Punkt nichts zu sagen hat, gibt das Wort weiter. So werden die Stilleren nicht übergangen und alle fühlen sich gleichberechtigt gehört. Oft müssen Informationen, Links oder Dateien geteilt werden.
Das ist in der Regel über die Chatfunktion möglich, über die Videokonferenz-Lösungen meistens verfügen. Bei vielen Webmeeting-Anbietern lassen sich die Anwesenden vom Administrator außerdem in Gruppen einteilen, um zum Beispiel in unterschiedlichen, virtuellen Räumen parallel an verschiedenen Themen zu arbeiten.
7. Multi-Tasking ist ein No-Go
So verlockend es ist, neben dem Webmeeting noch ein paar E-Mails zu checken oder WhatsApp-Nachrichten zu beantworten: Um dem restlichen Team mit dem gebotenen Respekt zu begegnen, richtet jeder Teilnehmer seine ganze Aufmerksamkeit auf das Meeting. Schließlich gilt es auch bei realen Treffen als schlechte Angewohnheit, wenn jemand ständig auf sein Handy schaut oder gar Nachrichten tippt.
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