Die Buchhaltung nimmt eine zentrale Rolle im Unternehmensalltag ein und gibt Betrieben einen Überblick über die finanzielle Lage. Dementsprechend stellt eine effiziente Buchhaltung einen maßgeblichen Faktor für den unternehmerischen Erfolg dar und sorgt für entsprechende Wettbewerbsvorteile…
Große Effizienzsteigerungen durch Automatisierungsmaßnahmen
Unternehmen können durch die Integration einer modernen Buchhaltungssoftware zahlreiche buchhalterische Prozesse automatisieren, was sich äußerst positiv auf die Effizienz des Unternehmens auswirkt. Durch Automatisierungsmaßnahmen werden manuelle Tätigkeiten auf ein Minimum reduziert, sodass sich Mitarbeiter wieder mit strategischen Aufgaben auseinandersetzen können. Neben einer Reduzierung der Fehleranfälligkeit führt dies auch zu entsprechenden Kostenersparnissen. Einige Automatisierungen erleichtern dabei zahlreiche Verwaltungsaufgaben, darunter:
- Automatisierte Erstellung und Versendung von Rechnungen
- Automatisierte Zahlungserinnerungen und Mahnungen
- Automatisierter Import von Daten
- Automatisierte Generierung von Finanzberichten
Auf diese Weise können Unternehmen die Abläufe innerhalb der Buchhaltung deutlich effizienter gestalten, was sich positiv auf die Produktivität des Unternehmens auswirkt. Besonders nützlich sind Kaufmännische Komplettlösungen, da sie neben der Buchhaltung auch Tools zur Bewältigung weiterer Bereiche bereitstellen, zu denen unter anderem die Lagerhaltung, die Warenwirtschaft sowie die Auftragsbearbeitung zählen.
Sichere Aufbewahrung sämtlicher Belege
Insbesondere in der Buchhaltung ist es von großer Bedeutung, dass sämtliche Belege aufgehoben und sicher aufbewahrt werden. Grund hierfür ist, dass nur auf diese Weise gewährleistet bleibt, dass alle angefallenen Einnahmen und Ausgaben bei Bedarf gegenüber dem zuständigen Finanzamt nachgewiesen werden können. Dementsprechend sollten alle Rechnungen, Bons und Quittungen an einem zentralen Ort abgelegt werden. Bei physischen Dokumenten kann die Ablage in Ordnern und Kartons erfolgen, bei digitalen Belegen lassen sich die jeweiligen Rechnungen in einem Ordner auf dem Rechner abspeichern.
Es ist zu empfehlen, die digitalen Dokumente zudem in der Cloud aufzubewahren, da auf diese Weise sichergestellt werden kann, dass die Dokumente bei Verlust des Rechners nicht verloren gehen. Ferner ist ein jederzeitiger Abruf der erforderlichen Daten von jedem Ort aus möglich, sofern eine zuverlässige Internetverbindung besteht. Um die Belege bei Bedarf zeitnah wiederzufinden, sollten diese sinnvoll kategorisiert werden. Dies kann viel Zeit einsparen, sodass der Fokus nicht auf dem Wiederfinden von relevanten Dokumenten, sondern stärker auf dem eigentlichen Kerngeschäft liegt.
Trennung von privaten und geschäftlichen Konten
In der Buchhaltung gilt grundsätzlich, dass private und geschäftliche Ausgaben strikt voneinander getrennt werden sollten. In der Eile werden geschäftliche Zahlungen gelegentlich auch über das eigene Privatkonto durchgeführt, wobei dies einen großen Fehler darstellt. Grund hierfür ist, dass dieses Vorgehen eine korrekte Abrechnung der Ausgaben erheblich erschweren kann, da es den Überblick über private sowie geschäftliche Ausgaben verschlechtert.
Dementsprechend sollte vor jeder Ausgabe darauf geachtet werden, dass sie vom richtigen Konto aus abgewickelt wird, um Probleme sowie Ungenauigkeiten in der Buchhaltung zu vermeiden. Dabei fällt der Aufwand für die Umsetzung nicht allzu hoch aus, da neben dem in der Regel bereits bestehenden Privatkonto lediglich ein Geschäftskonto eröffnet werden muss, das ausschließlich für geschäftliche Einnahmen sowie für unternehmerische Ausgaben genutzt wird.
Etablierung von nützlichen Routinen
Kaum einer kümmert sich gerne um die Abwicklung der Buchhaltung, dennoch stellt diese eine wesentliche Aufgabe für Selbstständige und Unternehmer dar, die keinesfalls vernachlässigt werden sollte. Wer sich nicht rechtzeitig um die Erstellung wichtiger buchhalterischer Dokumente kümmert, setzt sich selbst unter großen Druck, da gewisse Fristen eingehalten werden müssen.
Stress in der Buchhaltung kann vermieden werden, indem ein Tag in der Woche für die Abwicklung der Buchhaltung freigehalten wird, sodass stets ein guter Überblick über die angefallenen Einnahmen und Ausgaben besteht. Ein großer Vorteil dieser Vorgehensweise ist, dass die gegenwärtige finanzielle Lage des Betriebs besser eingeschätzt werden kann, was die frühzeitige Implementierung von geeigneten Gegenmaßnahmen ermöglicht. Zudem sollte ein Tag im Monat für den Monatsabschluss eingeplant werden, wobei die Eintragung in den Kalender dafür sorgt, dass der Termin nicht vergessen wird.
Inanspruchnahme fachkundiger Unterstützung
Wer entweder keine Zeit oder keine Lust hat, sich selbst mit der Abwicklung der Buchhaltung auseinanderzusetzen, kann sich fachkundige Unterstützung von externen Experten einholen. Ein Steuerberater kann bei der Erstellung wichtiger Finanzberichte, wie der Steuererklärung oder dem Jahresabschluss, unterstützen. Zudem gibt es einige weitere Möglichkeiten, darunter:
„das bestmögliche Angebot in Anspruch nehmen“
- Inanspruchnahme eines Buchhaltungsservices
- Einstellung einer Fachkraft mit Expertise im Bereich der Buchhaltung
- Kauf einer Buchhaltungssoftware, die Beratungsdienste inkludiert
- Unterstützung durch einen Freelancer mit Buchhaltungs-Know-how
Dabei sollte vor der Auswahl einer dieser Optionen ein Budget für die Abwicklung der Buchhaltung festgelegt werden, um sicherzustellen, dass nicht zu viel Geld hierfür ausgegeben wird. Zudem ist es empfehlenswert, verschiedene Angebote und deren Konditionen miteinander zu vergleichen, um das bestmögliche Angebot in Anspruch nehmen zu können. Welche Dienstleistung am besten für den eigenen Betrieb geeignet ist, hängt neben dem Budget auch von der Komplexität der Buchhaltung sowie der Unternehmensgröße ab.
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