Schlauer Spruch, doch wie gelingt delegieren? Und wieso macht es keinen Sinn, alles selber zu erledigen. Antworten darauf kennt Höhenkletterer und Berater Manuel Marburger…
Egal ob Büroangestellte, Hausmann oder Handwerksmeister, irgendwann kommt fast jeder an den Punkt, nicht mehr alles alleine erledigen zu können. Doch delegieren oder das einfachere „Aufgaben abgeben“ will gelernt sein.
Sonst wird der Job womöglich nicht im Sinne des Abgebers erledigt. Und das kann fatale Folgen haben. Etwa, wenn in einem kleinen Betrieb Rechnungen nicht ordnungsgemäß geschrieben und in Folge dessen auch nicht bezahlt werden. Um ein Bürobeispiel zu bemühen.
Strukturen schaffen
Oder wie wäre es, wenn eine Mutter ihrer Freundin den Auftrag gibt, das vierjährige Kind von der Kita abzuholen? Dabei aber versehentlich den falschen Straßennamen angibt. Alleine in Berlin gibt es diverse Mozartstraßen, -wege und einen -ring. Die Gefahr liegt im also Detail. Deshalb ist es wichtig, Strukturen zu schaffen.
„Strukturen sind die Grundlage dafür, dass andere Aufgaben übernehmen können, die ich sonst selber erledige“, erklärt Manuel Marburger. Der Business-Coach hat in Risikoberufen gearbeitet und mehrere Unternehmen aufgebaut.
„In der Höhe muss jeder Handgriff sitzen“
Darunter die Kletter-Spezial-Einheit, die in Höhen von bis zu 160 Metern an Windräderrotoren oder Gebäudefassaden arbeitet. Der 44-Jährige weiß demnach, worauf es ankommt, wenn im Job Lebensgefahr besteht.
„In der Höhe muss jeder Handgriff sitzen“, verdeutlicht der gebürtige Hesse und dreifache Familienvater. Daher vertraut der langjährige Chef von 50 Mitarbeitern auf Ablaufpläne, Vorlagen und exakte Arbeitsbeschreibungen. Übertragen in den Alltag des Einzelnen bedeutet das: Wenn ich etwas delegieren möchte, muss ich meinem Gegenüber möglichst exakte Informationen übergeben – am besten schriftlich. „Nur dann sind einzelne Arbeitsschritte auch skalierbar“, wie Marburger erklärt.
Organisation erstellen
Wird die Familie oder die Abteilung bzw. der Betrieb größer, ist der nächste Schritt die Organisation. Um Streit in der Familie vorzubeugen, hilft es, Verantwortlichkeiten zu definieren. Wer putzt das Bad, bringt den Mülleimer runter oder kauft Lebensmittel ein? Je feingliedriger diese Pflichten gegliedert sind, desto weniger Nachfragen gibt es.
Regelt in einer Firma etwa die Organisation nur wer für Vertrieb und Einkauf zuständig ist, bleibt unklar, um welche Regionen oder Materialien es geht. „Die Schaffung einer Organisation zwingt einen, diese Schnittstellen zu definieren“, weiß Marburger. Diese Klärungen im Detail wirken sich wiederum auf die Struktur aus.
Vereinbaren zwei Verkäufer in einem Autohaus zum Beispiel, wer sich um gebrauchte Autos und wer sich um Neuwagen kümmert, entstehen daraus unterschiedliche Arbeitsanweisungen. Gleiches gilt für zwei Call-Center-Agenten, die regionale Verteilungen vereinbaren oder für Bäcker, die im Schichtbetrieb arbeiten. Morgens werden andere Brötchen, in anderen Qualitäten von Kunden gewünscht, als abends. Diese Liste ist beliebig fort- und erweiterbar.
Zeit gewinnen
Weiterer Vorteil: Sind Struktur und Organisation – etwa in Form eines Handbuchs und eines Organigramms – öffentlich im Betrieb zugänglich, entsteht Transparenz. Das hilft neuen Kollegen, sich schneller zurecht zu finden. Der Chef oder der Familienmanager wiederum gewinnt dadurch Zeit.
Das mittlerweile höchste Gut der Ständig-Online-Gesellschaft. Marburger nutzt den Dreiklang auch für seine E-Mails. „Meine Assistentin sortiert und priorisiert meinen Posteingang“, so der Berater. Natürlich stehen die Filterfaktoren in einer Arbeitsanweisung. Statt ständig online sein zu müssen, hat sich der Coach feste Lesezeiten gesetzt. „Das befreit ungemein“, bringt er es auf den Punkt.
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