Ganz gleich, ob frisch gegründetes Startup oder marktführender Big-Player: Ohne Buchhaltung geht es in keinem Unternehmen. Sie erfasst alle Geschäftsvorgänge wie Eingaben und Ausgaben, wodurch es einem Unternehmen möglich ist, zu jedem Zeitpunkt Entscheidungen auf Grundlage der realen finanziellen Situation zu treffen…
Genau deshalb ist eine gründliche Buchhaltung auch kein Luxus, sondern verpflichtend und zudem ein wichtiger Grundpfeiler jedes erfolgreichen Unternehmens. Darüber hinaus werden die dokumentierten Umsätze und Gewinne zur korrekten Berechnung der Steuerlast benötigt. Vor allem Soloselbstständige und Gründer tun sich schwer mit dem Thema, doch mit einigen grundlegenden Tipps geht die Buchführung deutlich leichter von der Hand.
Privat- und Geschäftskonto trennen
Der einfachste Weg, um umgehend für mehr Transparenz bei den Ausgaben und Einnahmen zu sorgen, ist die strikte Trennung von privaten und geschäftlichen Vorgängen. Es gibt zwar keine Geschäftskontopflicht, doch im Alltag kommt es schnell zu Verwechslungen und im schlechtesten Fall zu falschen Angaben in der Steuererklärung, die teuer werden können. In der praktischen Umsetzung bedeutet dies, dass in ein Geschäftskonto her muss.
Auch für Einzelunternehmer wie Freiberufler, bei denen die Anforderungen an die Buchführung überschaubar sind, lohnt sich die Eröffnung eines separaten Bankkontos für geschäftliche Zwecke. Die Kosten für die Kontoführung sind für Selbstständige nicht besonders hoch und häufig bieten Banken kostenlos praktische Extras wie Business-Kreditkarten an. Dank des einfachen Zugriffs über Apps, können aktuelle Umsätze auch über mobile Endgeräte abgerufen werden. Über die Exportfunktion lassen sich die Daten darüber hinaus problemlos für Buchhaltungszwecke zur Verfügung stellen. Manche Kreditinstitute erlauben sogar die direkte Anbindung an eine gewerblich genutzte Buchhaltungssoftware.
Die richtige Buchhaltungssoftware nutzen
Zettelwirtschaft war gestern. Aufgrund der seit 2015 geltenden Richtlinien zur Buchhaltung gelten verschärfte Anforderungen an die Buchführung. Damit diese erfüllt werden können, ist es empfehlenswert auf eine übersichtliche und professionelle Buchhaltungssoftware zurückzugreifen. Unter anderem erleichtert sie die Erfassung und Archivierung von digitalen Belegen und ermöglicht die Digitalisierung von Belegen in Papierform. Je nach Unternehmensgröße können die Ansprüche an eine Buchhaltungssoftware unterschiedlich ausfallen. Der Funktionsumfang sollte deshalb immer bei der Auswahl berücksichtigt werden. Zudem gibt es verschiedene Optionen bei der Sicherung von Daten. Neben der klassischen lokalen Anwendung werden Cloud-basierte Programme zunehmend beliebter. Sie bieten vor allem kleinen Unternehmen mit begrenzter EDV-Ausstattung eine einfache Möglichkeit zur GoBD-konforme Buchführung.
Erstellung eines Budgets für mehr Transparenz
Die Arbeit mit einer digitalen Lösung hilft auch beim Erstellen von Budget- und Cashflow-Plänen. Insbesondere der Budgetplan ist ein Must-have, wenn ein Unternehmen die Buchhaltung für die Optimierung interner Prozesse nutzen möchte. Der Plan listet alle monatlichen Einnahmen und Ausgaben auf. Dabei werden selbstverständlich laufende Kostenfaktoren wie Mieten, Gehälter und Lieferantenrechnungen, aber auch einmalige Kosten berücksichtigt. Zu letzteren gehören beispielsweise Ausgaben für Marketingkampagnen, Investitionen oder Reparaturen.
„Austausch von Dokumenten per E-Mail oft unnötig kompliziert“
Durch die Gegenüberstellung wird sofort ersichtlich, wie viel Geld übrig bleibt. Besonders junge Unternehmen und Soloselbstständige bekommen so die Möglichkeit, etwas besser mit den vorhandenen finanziellen Mitteln planen zu können. Gleichzeitig fallen unverhältnismäßig hohe Kosten oder die betriebswirtschaftlichen Auswirkungen von Optimierungsmaßnahmen bei der Budgetüberprüfung sofort ins Auge.
Steuerberater über digitale Schnittstellen auf dem Laufenden halten
Sinnvoll ist es ebenfalls den Steuerberater möglichst früh einzubinden. Auch hierbei hilft eine moderne Buchhaltungssoftware weiter. Der Austausch von Dokumenten per E-Mail ist oft unnötig kompliziert und birgt außerdem gewisse Sicherheitsrisiken. Viel komfortabler und zeitgemäßer ist die Synchronisation über eine implementierte Schnittstelle in der Software, bzw. die Nutzung eines speziellen Zugangs für den Steuerberater.
Bei Cloud-Lösungen geschieht dies meistens über einen Nutzeraccount, sodass der zuständige Steuerberater sich jederzeit einloggen und die aktuellen Informationen abrufen kann – gemäß aller gültigen Anforderungen an den Datenschutz. Durch die gemeinsame Nutzung kann der Berater zügig reagieren und umgehend Empfehlungen für Änderungen oder Optimierungen aussprechen. Diese Vorgehensweise ist deutlich effektiver als die nachträgliche Kontrolle. Außerdem existieren keine unterschiedlichen Ausführungen von Dokumenten, wodurch die Fehleranfälligkeit stark minimiert wird.
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