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Projekte lassen sich nicht mehr durch das Rufen über den Gang koordinieren. Worauf es ankommt und welche Werkzeuge das Leben für unverhofft örtlich verteilte Teams leichter machen, lest ihr in den folgenden Zeilen…

Das Corona-Virus hält nach und nach Einzug in den Alltag ganzer Branchen und Regionen. Laut aktuellen Prognosen ist in der nächsten Zeit zudem nicht mit Besserung zu rechnen. Im Gegenteil: immer mehr Menschen werden sich in der Situation wiederfinden, remote zu arbeiten. Ob in Selbst-Quarantäne, durch Homeoffice-Pflicht oder ausgefallene Geschäftsreisen – die Zusammenarbeit im Team muss sich an die Situation anpassen.

Gemeinsames Werkzeug zur Organisation

Da es aufwändiger ist, in virtuellen und verteilten Teams den Überblick darüber zu behalten, welche Themen aktuell sind und Priorität genießen, braucht man zuallererst eine gemeinsame Organisationsplattform. Bei der Auswahl sollte vor allem auf eines geachtet werden: Benutzerfreundlichkeit.

Denn wo Mitarbeiter plötzlich mit einer neuen Arbeitssituation konfrontiert sind, wird ein komplexes Projektmanagement-System nicht weiterhelfen. Vielmehr ist entscheidend, dass alle Teammitglieder eine einfache, zentrale Anlaufstelle bekommen, in der die aktuellen Themen (= Projekte) gesammelt werden und man sich unkompliziert zum Arbeitsfortschritt austauschen kann.

Durch eine solche zentrale Plattform wird sichergestellt, dass keine Informationen durch komplexe Abstimmungsprozesse verloren gehen und Führungskräfte den Überblick darüber behalten, woran ihre Teams gerade arbeiten. Das Organisationstool ist also das Herzstück, um Projekte, Aufgaben und alle dazugehörigen Fortschritte im Auge zu haben.

Da hierbei viele interne Informationen wichtig sind, ist natürlich sicher zu stellen, dass die eingesetzte Lösung alle relevanten Datenschutz-Voraussetzungen erfüllt (DSGVO-konform ist).

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Gute Team-Kommunikation

Corona ist dabei, dem Flurfunk vorerst ein schnelles Ende zu bereiten. Neben dem täglichen Klatsch und Tratsch erfüllt dieser aber eine weitere wichtige Rolle in der täglichen Arbeit – es werden jede Menge relevante Informationen an der Kaffeemaschine oder in der Mittagspause ausgetauscht. Hierfür muss bei zunehmendem Homeoffice und remote stattfindenden Terminen eine andere Lösung her.

Für die interne Kommunikation zwischen Teams und Kollegen eignen sich moderne Office-Chats besonders gut. In unterschiedlichen “Kanälen” kann sich per Chat ausgetauscht werden. Durch diese Organisation wird gewährleistet, dass man bei vielen Nachrichten den Überblick behält. Natürlich kann man auf diesem Wege auch schnell und einfach Dokumente austauschen (dazu gleich mehr) oder Updates zu aktuellen Aufgaben aus dem Organisationstool erhalten, sofern dieses über eine passende Integration verfügt.

Die zwei großen Anbieter auf diesem Gebiet sind Microsoft Teams, das Teil der Office 365 Suite ist, sowie Slack aus dem Silicon Valley. Beide Tools unterstützen auch direkte Gespräche per Audio und Video. Somit lösen sie zudem gleich das Problem der im Homeoffice plötzlich fehlenden Büro-Telefone.

Zentrale Ablage

Natürlich braucht man auch aus dem Homeoffice Zugriff auf alle wichtigen Dateien. Evtl. stellt der Arbeitgeber einen direkten Zugang auf die eigenen Server bereit. Das kann gerade dann komplizierter werden, wenn im Homeoffice der eigene PC oder Mac verwendet wird.

Für solche Fälle sind Business-Cloud-Lösungen wesentlich flexibler einsetzbar. Sowohl der Google Drive von Google, als auch Microsofts OneDrive oder die Business Lösung von Dropbox sind Beispiele für passende Lösungen zur Ablage von Dokumenten. Ein zusätzlicher Vorteil solcher Tools: Jede abgelegte Datei erhält sofort einen Link, der im Organisationstool in der zugehörigen Aufgabe vermerkt oder per Team-Chat verschickt werden kann. Damit steht dem kollaborativen Arbeiten im  Homeoffice nichts mehr im Wege.

Einheitliche Dokumentation

Je verteilter ein Team arbeitet, desto wichtiger wird es, häufige Abläufe und Regeln zu dokumentieren, denn nur so können sich Mitarbeiter im Homeoffice bei Fragen unkompliziert selber helfen. Werkzeuge wie Confluence oder Notion bieten eine einfache, übersichtliche Struktur zur Wissensdokumentation. Durch ein entsprechendes  Rechtesystem wird sichergestellt, dass Mitarbeiter genau diejenigen Informationen erhalten, die sie für ihr Arbeitsfeld benötigen. Gute Kommentarfunktionen vereinfachen dabei die gemeinsame Aufbereitung von Informationen, Prozessen und Konzepten. 

Eine gute Integration macht vieles Einfacher

Alle genannten Tools, und das gilt grundsätzlich für fast alle modernen SaaS-Werkzeuge, lassen sich über standardisierte Integrationen miteinander verknüpfen. Somit erhält man Updates aus dem Organisationstool per Chat, kann Dokumente direkt passenden Aufgaben zuordnen und reduziert die ansonsten entstehende E-Mail-Flut erheblich. Im Ergebnis entsteht eine zusammenhängende Arbeitsumgebung, die die andauernde Corona-Situation zumindest aus professioneller Sicht stark erleichtert.

Über den Gastautor: Tobias Hagenau (Geschäftsführer der HQLabs GmbH und u.a. Gründer von awork) ist Experte für Projektmanagement und ihre sinnvolle Softwareunterstützung.

Artikelbild: sdecoret/ Shutterstock

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