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Organisationen ohne Ämter, ohne Hierarchien, ohne in Stein gemeißelte Zuständigkeiten – dafür plädiert Lars Vollmer seit Jahren. Aber wie bitte soll das gehen? Wir haben im Interview nachgehakt…

Karriere-Einsichten: Herr Vollmer, in Ihrem neuen Buch beschreiben Sie, wie Menschen sich organisieren, wenn ihnen niemand sagt, was sie tun sollen. Wissen in solchen Organisationen denn alle Menschen wie von Zauberhand, was sie tun sollen und wie sie es am besten tun?

Lars Vollmer: Ja, das wäre eine feine Sache. Aber nein, so weit sind wir offensichtlich (noch) nicht. Organisationen ohne Vorgaben brauchen deshalb allerdings noch lange keine Magie. Ich meine, was fehlt, ist vielmehr ein Umdenken.

„Es geht auch ohne Chef“

Wir stecken noch zu sehr in der Vorstellung des Industriezeitalters fest, wo an der Spitze jeder Organisation ein allmächtiger und allwissender Chef steht. Er denkt, der Rest führt aus. Diesem Zeitalter ist der Mensch meiner Meinung nach lange entwachsen.

Karriere-Einsichten: Wenn es also in modernen Organisationen keine Vorgaben gibt, an was orientieren die Menschen sich dann?

Lars Vollmer: Nun, die Abwesenheit von Vorgaben und Regeln bedeutet zunächst einmal nicht, dass Anarchie ausbricht. Im Gegenteil. Selbstorganisation entsteht vielmehr aus einem Set von Prinzipien – Gestaltungsprinzipien, die keine Regeln, kein allgemeingültiges Rezept sind.

„Regeln, (k)ein allgemeingültiges Rezept?“

Allem voran geschieht die Orientierung von außen, von den Kunden, den Wettbewerbern, vom Markt. Diese Orientierung braucht man nicht zu erschaffen, sie ist ständig da. Die Mitarbeiter müssen von innen überhaupt nicht ausgerichtet, orientiert, gesteuert oder sonst wie geführt werden. Das ist das große Missverständnis. All dies passiert nämlich von ganz alleine, sobald das interne Gebrülle aus Zielen, Vorgaben und Regeln verschwunden ist.

Man könnte es auch so sagen: Steuerung von innen braucht es nicht, weil die Steuerung ohnehin und schon immer vorhanden ist. Nämlich von außen, durch Kunden und Wettbewerber. Sobald sich Organisationen nicht mehr selbst daran hindern, die sich bietenden Chancen zu ergreifen und zu nutzen, sind sie erfolgreich. Die eigenen Entscheidungen in der Chefetage sind dann gar nicht mehr so ausschlaggebend. Der Markt hat nämlich schon längst entschieden, wo es langgeht.

Karriere-Einsichten: Sie sprechen von Prinzipien. Was leisten solche Prinzipien überhaupt?

Lars Vollmer: Sie schaffen Klarheit, ohne den Einzelfall zu regeln – was ohnehin nicht möglich ist, sobald es im Alltag etwas dynamischer zugeht. Ich gebe Ihnen ein Beispiel: Angenommen, die Mitarbeiter in einem Unternehmen haben häufig Dienstreisen zu absolvieren. So sind Reisekostenregelungen nicht untypisch, die sehr genau zu regeln versuchen, für wen und für welche Strecke welche Buchungsklasse zu wählen ist.

Das entwickelt sich schnell zum bürokratischen Monster. Anstatt nun eine Regel zu erlassen, die Reisen mit 1. Klasse untersagt und 2. Klasse zwingend vorschreibt, sollten Sie besser den Einzelfall diskutieren und daraus lernen. Und dabei Ihr gültiges Prinzip erkennen. Zum Beispiel: ›Wir reisen wirtschaftlich.‹

„Prinzipien schlagen Regeln“

Das ist ein Prinzip. Das erkennen Sie daran, dass ein Endzustand beschrieben wird, nicht die Durchführung. Ob einer 1. oder 2. Klasse fliegt, ist damit nicht bestimmt. Und ob das Hotel 220 Euro oder 80 Euro kostet, auch nicht.

Der Punkt ist, dass es ja wirklich Umstände gibt, unter denen der 1.-Klasse- Flug und das 220-Euro-Zimmer wirtschaftlicher sind als der 2.-Klasse-Flug und das 80-Euro-Zimmer. Viel Fantasie brauchen Sie dafür gar nicht.

Ein Prinzip beschreibt also vielmehr den Geist des Zusammenarbeitens in einem Betrieb, als jede einzelne Situation zu regeln.

Karriere-Einsichten: Prinzipien sind also wirkungsvoller. Was bedeutet das für die Regelwerke und Prozesshandbücher dieser Welt?

Lars Vollmer: Diese wunderbar voluminösen Werke sind für mich nur ein weiteres Argument, lieber in Prinzipien als in Regeln zu denken. Denn Regeln haben einen entscheidenden Nachteil: Sie sprießen wie Unkraut.

Lars Vollmer (Foto: privat)
Lars Vollmer (Foto: privat)

In vielen Konzernen sehen Sie sich einer wahren Flut von Regeln, Vorgaben und Prozessvorschriften ausgesetzt. Dazu noch ein paar Anweisungen der Chefs aller Ebenen und fertig ist das Unkraut-Beet. Die Organisation wird mit Regelungen für Einzelfälle und Partikularinteressen geradezu zugemüllt.

Der Ruf nach Regeln ist dabei durchaus nachvollziehbar. Sie kennen das sicher auch: Etwas läuft schief, es gibt eine Ausnahme von der Regel, einen Missstand. Was tun die Leute in Ihrem Unternehmen? Zuerst regen sie sich auf und dann rufen sie nach einer Regel, um den Missstand ein für allemal aus der Welt zu schaffen.

Karriere-Einsichten: … und schon wuchert das Unkraut weiter. Andererseits folgen Organisationen doch seit Jahren Regeln und stellen Vorgaben auf. Wo liegt der Nachteil?

Lars Vollmer: Ich glaube, auf lange Sicht führt eine übermäßige Regulierung nur in einen Zustand, den Sie aus Kindertagen sehr gut kennen: Die Regeln werden unterlaufen.

Sie durften am Tag nur eine halbe Stunde fernsehen? Nun, dann haben Sie die Flimmerkiste vermutlich sofort angeknipst, kaum waren die Eltern aus dem Haus. Für Bonbons galt ein absolutes Verbot? Ich sehe es geradezu vor mir, wie Sie sich bei Freunden den Bauch mit Süßigkeiten gefüllt habt. Ihre Mitarbeiter werden es da nicht anders halten, wenn sie sich durch zahllose Regulierungen in ihrer Freiheit eingeschränkt fühlen.

Karriere-Einsichten: Prinzipien sind damit also so etwas wie der Grundstein des agilen Arbeitens.

Lars Vollmer: In der agilen Idee stecken definitiv eine Menge Prinzipien. Zum Beispiel dass kurzzykligen Arbeitsphasen vor einer weitreichenden Planung der Vorzug zu geben ist. Aber es gibt keine Regel, ob diese Zyklen jetzt 2 oder 4 Wochen lang sind.

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Über das Buch: Nach seinem SPIEGEL-Bestseller „Zurück an die Arbeit“ setzt Lars Vollmer sich in siebeneinhalb Gedanken damit auseinander, wie es gelingen kann, dass Menschen sich erfolgreich organisieren, wenn ihnen niemand Vorschriften macht. „Wie sich Menschen organisieren, wenn ihnen keiner sagt, was sie tun sollen“ ist ein inspirierendes Buch mit augenöffnenden Geschichten für mehr Erfolg und Agilität in Gesellschaft und Wirtschaft.

Allerdings beobachte ich in der Szene aktuell die Entwicklung, dass der Geist der Agilität eher verloren geht. Weil die entsprechenden Prinzipien zusehends unter Regeln begraben oder mit einem Rezept verwechselt werden. Man will agil sein, weil „man das so tut“. Dadurch geht die Kraft der agilen Idee verloren.

Prinzipien sind explizit, das heißt, Sie müssen sie niederschreiben und regelmäßig prüfen, ob sie nicht schleichend von Regeln überwuchert wurden. Genau wie beim Unkraut gilt: Regelmäßig rupfen, wenn Ihre Prinzipien nicht vollends zuwachsen sollen!

Artikelbild: S.Pytel/ Shutterstock

Über den Gesprächspartner: Lars Vollmer ist Unternehmer und Mitbegründer von intrinsify.me, dem offenen Thinktank für die neue Arbeitswelt und moderne Unternehmensführung im deutschsprachigen Raum. Er lehrt an mehreren Universitäten und Instituten und ist gefragter Redner auf internationalen Kongressen und Unternehmensveranstaltungen. Vollmer spielt Jazzpiano, liebt Weltklasse-Kaffee und lebt – nicht nur der Sonne wegen – in Barcelona…

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