Ende des Jahres muss alles mögliche fertig werden. Für manche ist das Geschenke kaufen, Weihnachtsbaum aufstellen, Plätzchen backen. Andere bereiten bereits ihren Jahresabschluss vor, Bilanzen, Steuererklärungen. Egal was alles auf Ihrer Don’t- und To-Do-Liste alles noch steht. Beginn eines Alphabets…


Keine Zeit für Veränderungen? Nun denn. Die 40 Mitarbeiter/innen der Projektmanagement-Plattform „Teamleader“ haben einige Tipps auf Lager, wie wir noch etwas mehr Zeit einsparen können und gleichzeitig unsere Arbeitsprozesse optimieren. Sechs Schritte für mehr Zeitmanagement:

1Planen Sie im Voraus

Wer Aufgaben plant kann bewusster entspannen (Foto: PathDoc/ Shutterstock)

Gute Planung ist eine wichtige Voraussetzung dafür, Ihre Zeit rationeller zu verwalten. Versuchen Sie jeden Tag, 5 bis 10 Minuten für Ihren Kalender zu reservieren. Dabei ist es unerheblich, ob Sie eine elektronische Version oder eine auf Papier bevorzugen. Wichtig ist, dass Sie an einer einzigen Stelle alle Aufgaben notieren, die sie erledigen müssen und bis wann diese abgearbeitet sein müssen. Verwenden Sie am besten einen Kalender, den Sie überall hin mitnehmen können, etwa den Ihres Smartphones. Berücksichtigen Sie allerdings, dass Ihnen unerwartete Ereignisse dazwischenkommen können: Bauen Sie also auf jeden Fall etwas Spielraum ein!

2Messen Sie Ihre Zeit

Der Zeit voraus? (Foto: Aaron Amat/ Shutterstock)

Prioritäten zu setzen ist einfacher, wenn Sie von der Grundannahme ausgehen, dass Ihre Zeit etwas kostet. Indem Sie sich notieren, wie lange Sie an bestimmten Aufgaben arbeiten, können Sie neuralgische Punkte in Ihren Projekten identifizieren und lernen, Ihre Zeit effizienter zu nutzen. Timetracking motiviert Sie darüber hinaus, sich auf eine Tätigkeit zu konzentrieren und Nebensachen aufzuschieben. Manche Kunden schätzen es auch sehr, wenn Sie einen akkuraten Projektbericht samt Zeiterfassung vorlegen können. Ihrem Kunden gegenüber demonstrieren Sie so Transparenz und Professionalität. Oder es geht Ihnen so?

3Vermeiden Sie Mikromanagement

Das war wohl wieder nix! Mikromanagement sucks (Foto: Brian A Jackson/ Shutterstock)

Mikromanagement ist sowohl zeitintensiv als auch ineffizient. Stellen Sie stattdessen Mitarbeiter ein, denen Sie vertrauen und vertrauen Sie ihnen dann auch. Mikromanagement wirkt in erster Instanz unschuldig, aber der heiße Atem eines Managers im Nacken der Arbeitnehmer kann das Engagement Ihrer Mitarbeiter und deren Sinn für Eigeninitiative schaden.

Wenn Sie selbst einen Schritt zurückgehen und Mitarbeiter fördern, können sie Erfahrungen, Kenntnisse und Fertigkeiten sammeln, um besser zu werden. Gönnen Sie ihnen den Raum, Projekte selbstständig zu vollenden, und planen Sie gegebenenfalls danach eine Möglichkeit zum Austausch von Feedback ein, aus dem sie lernen können. Steve Jobs sagte es bereits: “ Es hat keinen Sinn, intelligente Mitarbeiter einzustellen und ihnen anschließend vorzuschreiben, was sie tun sollen. Wir stellen schlaue Leute ein, sodass sie uns erzählen können, was wir zu tun haben.“

4Behalten Sie den Überblick

Kopf hoch! Wohl dem, der den Überblick wahrt (Foto: baranq/ Shutterstock)

Wenn Sie neben Ihren Terminen und Aufgaben auch Projektzwischenstände, Deadlines und den Fortschritt Ihrer Mitarbeiter im Auge behalten müssen, entsteht ein hoher Verwaltungsaufwand, der mit einem einfachen Kalender kaum noch beherrschbar ist. Moderne Projektmanagement-Software erleichtert Entscheidungsträgern diese Aufgaben und schaffen Übersichtlichkeit, da alle Projekte, Aufgaben, Prozesse und Teammitglieder in nur einem Tool angezeigt und verwaltet werden.

Mitarbeiter können für Projekte eingeplant und deren Zeithorizont festgelegt werden; relevante Dokumente lassen sich mit Projekten oder einzelnen Aufgaben verknüpfen. So entstehen effiziente Arbeitsabläufe, die Zusammenarbeit im Team wird unterstützt und die Selbstständigkeit der Mitarbeiter gefördert.

5Nutzen Sie Fahr- und Wartezeiten

Auf dem Weg zum Zug, Ihrem neuen Office? (Foto: Lucky Business/ Shutterstock)

Standortgebunden zu arbeiten ist nicht mehr aktuell, auch die Wartezeit beim Arzt oder in der Bahn kann zum Arbeiten genutzt werden. Zwar bietet es sich nicht unbedingt an, Aktenstapel hervor zu holen und durchzusehen – aber wer tut das noch auf Papier? Unterlagen können über die Cloud gemeinsam bearbeitet werden, an Meetings kann man per Videokonferenz teilnehmen, Ihren Kalender können Sie digital organisieren und mit einem Klick teilen. Kundendaten verwalten und bearbeiten Sie ebenfalls online, egal wo Sie sich gerade befinden.

6Automatisieren Sie, wo es möglich ist

Diese Technik, schön wenn sie funktioniert! (Foto: asife/ Shutterstock)

Wer expandieren will, kann nicht ewig alles manuell erledigen. Bereiten Sie deshalb Schablonen für Ihren E-Mail-Verkehr und Ihre Texte vor, die Sie öfter versenden, wie Rechnungen, Angebote und Zahlungserinnerungen. Auch die vielen Kontakte, die man heutzutage auf verschiedenen Wegen gewinnt und mit denen man durch unterschiedliche Kommunikationskanäle  verbunden ist, sollten systematisch verwaltet werden.

Ein CRM-Tool kann bei all dem helfen, muss es aber nicht zwangsläufig: Angebote im Handumdrehen zu finden, E-Mails mit dem richtigen Ansprechpartner zu verknüpfen und Ihre Verkaufszahlen zu analysieren – und das alles automatisch. Ein bisschen Zeitmanagement läuft manchmal „einfach“ nebenbei.

Artikelbild: Aaron Amat/ Shutterstock

1 Kommentar

  1. Mir hilft es extrem, wenn ich Deadlines setze. Ich vereinbare mit mir selbst, dass ich zu einem bestimmten Zeitpunkt fertig sein werde. Da gibt es dann auch kein „wenn und aber“. Im Zweifel muss eben mal der Fernsehabend ausfallen. Dafür bin ich dann auch sicher, dass ich meine Ziele erreiche.

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