Networking ist in aller Munde. Ein bisschen Smalltalk schadet niemandem. Im Gegenteil: Wir profitieren davon. Muss man es nur richtig anstellen, per E-Mail…

[dropcap]E[/dropcap]in neues Wort für etwas, das solange existiert wie der Mensch selbst. Etwas Neues ist da nur die E-Mail. Die persönlichen Netzwerke werden durch zusätzlich transportierte Informationen gepflegt und dauerhaft ausgebaut.

Die Stimme des Gegenübers bleibt vielleicht mehr im Kopf hängen als mancher Post in den Social Media. Am Telefon wird klar, worum es geht und was der Gesprächspartner will. Das Medium bietet direktes Feedback. „Mitarbeiter sollen wieder mehr telefonieren“, rät Roman Soucek, Kommunikationsforscher an der Universität Erlangen-Nürnberg. Der angenehme Nebeneffekt direkter Kommunikation liegt für ihn auf der Hand.

Empfänger-gerechtes Schreiben komplex und schwierig

Bei der Bewältigung der digitalen Informationsflut helfen sogenannte Soft Skills, die im Kopf beginnen:

„Das Wichtige vom Unwichtigen unterscheiden ist Basis effizienter E-Mail-Kommunikation“, analysiert Julia Knorr, Diplom-Psychologin aus München. Es geht darum, einen Stil zu finden, der klarer regelt, wann E-Mails angebracht sind. Von wahllosem Verfassen und Beantworten profitiere niemand.

Smileys, Klammern und Semikolons zur guten Laune

Satzfragmente, Umgangssprache, lokale Dialekte und interne Slangs. Originalität scheint demnach in vielen E-Mails wesentlich wichtiger zu sein als der rasch zugängliche Inhalt.

Wie kommt das analoge Hirn mit diesen digitalen Prozessen klar? „Ich muss mir mein E-Mail-Programm zu Eigen machen“, rät Roman Soucek. Also nicht von üppigen Spielereien wie Klingeltönen und Einblendungen verrückt machen lassen: einfach abschalten.

Der Großteil davon provoziert Überraschungsmomente, die spürbar von der Bearbeitung komplexer Aufgaben ablenken, die Arbeitsleistung deutlich mindern.

Wichtigen Dingen ihre Priorität schenken

E-Mailen braucht tägliches Zeitmanagement. Lieber zwei Stunden pro Tag dafür reservieren, als im Minutentakt unterbrochen zu werden. Klare Abgrenzung von ablenkenden Einblendungen neuer Nachrichten muss sein. Modernes Multitasking ist aber ein charmanter Versuch, mit möglichst vielen Aufgaben gleichzeitig zu jonglieren.

Das Ergebnis davon bleibt suboptimal. „Die Kunst ist, so zu kommunizieren, dass man genau das bekommt, was man will“, fasst Diplom-Psychologin Knorr zusammen. Daher relevante Informationen prägnanter darstellen, um ermüdende Rätsel zu vermeiden. Es geht also darum, wieder mehr miteinander zu telefonieren.

Reden ist Silber, Schweigen ist Gold. Dieses Sprichwort gilt häufig, aber längst nicht immer. Zumindest nicht beim Thema Handytarife. Da gibt es immer wieder Innovationen, weniger technischer Natur – als finanziell. Die DeutschlandSIM verspricht bereits 50 Minuten und 50 SMS plus Daten-Flat für 4,95 Euro. Telefonieren muss also, ähnlich wie das Mailen, nicht teuer sein.

Sozialkompetenz statt Zeitkiller

Nach einer Umfrage von TNS Emnid entwickelt sich die elektronische Post zunehmend zum Arbeitszeit-Killer. Neue E-Mails werden schnell gelesen, gab mehr als ein Viertel der Befragten an.

Jedoch mehr als die Hälfte der Umfrageteilnehmer fühlt sich von diesem wachsenden Informationsvolumen und dem Zeitdruck, sofort reagieren zu sollen, belastet. Dringend Eingänge werden sogar noch nach Feierabend bearbeitet – von zu Hause aus. Priorisierung und Selbststrukturierung sind wichtiger als je zuvor.

Laut Nathan Myhrvold, Ex-Technologie-Chef von Microsoft, ist E-Mail zur Jahrtausendwende sogar „die rüdeste Form der Kommunikation, die bislang erfunden worden ist“.

Abgeschickt und erledigt? Ja, aber…

Auch IT-affine Jugendliche müssen sich vom Glauben lösen, dass eine digitale Anfrage mit verschickter E-Mail vorerst vom Tisch ist. Denn wenn ich davon ausgehe, dass der Angefragte nach meinem Versand kurzfristig antwortet, frage ich mich nach einer Woche immer noch, warum er das noch nicht getan hat. Ohne zu wissen, dass er lediglich im Urlaub war.

Grundsatz: Bei E-Mail nicht drängeln, sondern Geduld haben. Dringendes per Telefon abklären, um Pannen zu vermeiden. Dann gibt es weniger digitalen Wahnsinn, sozusagen.

„Netiquette“ bietet Empfehlungen

„Die aktuelle E-Mail-Kultur ist zum überwiegenden Teil Ergebnis einer Evolution, nicht das einer bewussten Gestaltung“, sagt ein sogenannter E-Mail-Berater.

Ein beliebiger Umgang mit elektronischer Post wirke sich schnell in Frustration, Missverständnis und abnehmender Produktivität aus. Durchdachte Praxis wiederum wäre gepaart mit guten Informationen, schnellerer Organisation und einem angenehmen Arbeitsklima ausgezeichnet.

Ressourcen werden gebündelt, Arbeitsprozesse durch raschen Informationsaustausch beschleunigt und die Entscheidungswege verkürzt. Manchmal sollte man besser telefonieren.

Eine kleine, aber wirksame Revolution

Die Unternehmenskommunikation ist durch E-Mail revolutioniert worden.

Um jedoch die Vorteile der Online-Kommunikation im Unternehmen ausschöpfen zu können und nicht in einem digitalen „Information-Overkill“ unterzugehen, müssen im Umgang mit diesem elektronischen Kommunikationsmedium bestimmte Regeln und Aspekte beachtet werden.

„Schicken Sie mir Ihren Entwurf bitte per E-Mail rüber“, so ist es sogar in kleinen Büros zu hören. Schreiben Sie noch mit dem Kugelschreiber? Hier gibt es sogar Wachsmalkreide zu kaufen. Und alles rund um das Thema Karriere:

Das eigene Ich im Zentrum vom Austausch an Interessen

„Menschen können so schneller zueinander finden als bisher“, vermutet Günter Weick.

Gleichzeitig bekommen Mitarbeiter jedoch auch von flüchtig bekannten Geschäftspartnern, Kollegen und Kunden E-Mails als Kopie (Carbon-Copy), deren Information sie meist nicht brauchen.

Immerhin kann man damit bequem vermitteln, was und wie viel das Ego produziert. Besonders aber auch, mit welch wichtigen Personen man kommuniziert: ein virtuelles Machtspiel per Mausklick.

5 Tipps für eine effizientere E-Mail-Kommunikation

  1. Wie viel Zeit braucht der Kommunikationspartner, um auf meine Nachrichten zu antworten?
  2. Wie verpacke ich meine Informationen am Besten, damit der Adressat möglichst schnell versteht, worum es mir geht?
  3. Welche Medienkanäle passen zu meiner konkreten Situation?
  4. Wurde bisherige Korrespondenz auf die Frage zusammengefasst, welche das grundlegende Anliegen klar macht?
  5. Spreche ich die Sprache meines Empfängers, habe ich den richtigen Ton gewählt?

    Sichtweise! Jan Thomas Otte findet, dass er viel zu viel online ist. Seine E-Mails checkt er oft von unterwegs – Flatrate sei Dank. Das Abschalten will gelernt sein. Und ab und zu mal telefonieren, das ist sicher auch nicht verkehrt…

    Artikelbild: © Jan Thomas Otte

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